Poslodavci moraju voditi tri različite evidencije o radnicima temeljem odredbi Zakona i Pravilnika o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima:

1. evidenciju podataka o radnicima
2. posebnu evidenciju podataka o radnicima i ostalim osobama
3. evidenciju o radnom vremenu radnika

Izvadak iz pravilnika:

Evidencija o radnom vremenu radnika iz čl. 8. Pravilnika - vodi se po razdobljima isplate plaće i naknade plaće, a mora se voditi uredno, razumljivo i ažurno na završetku radnog dana radnika, a u slučaju da neki od tih podataka nije poznat na kraju radnog dana radnika, poslodavac je dužan isti evidentirati odmah po saznanju toga podatka. Poslodavac je dužan evidenciju o radnom vremenu imati u poslovnom prostoru, odnosno na mjestu rada radnika. Kao i kod podataka o radnicima i podaci o radnom vremenu mogu se voditi pisano na papiru ili u elektroničkom obliku, pri čemu se mogu koristiti odgovarajuće kratice s jasnim pojašnjenjem značenja istih

Pravilnikom je propisan minimum potrebnih podataka za evidencije o radnicima koje moraju voditi poslodavci, bilo u pisanom obliku, bilo u elektronskoj verziji na računalu.

Poslodavci su dužni voditi računa da radnicima u svakom trenutku moraju omogućiti uvid u evidencije koje vode o zaposlenim radnicima i o radnom vremenu.

Evidenciju o radnicima iz članka 4. ovoga Pravilnika, poslodavac počinje voditi danom početka njihovoga rada kod poslodavca i ažurno je vodi do prestanka rada tih osoba kod poslodavca, te istu čuva najmanje šest godina.

Propust poslodavca da vodi evidenciju na propisani način ili ako na zahtjev poslodavac ne dostavi tražene podatke, prema čl. 294. ZR-a predstavlja najteži prekršaj, za kojeg je propisana novčana kazna za pravnu osobu od 61.000,00 do 100.000,00 kn, a za poslodavca fizičku osobu i odgovornu osobu pravne osobe novčana kazna od 7.000,00 do 10.000,00 kn. Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima, koji je objavljen u Nar. nov., br.66/2010 od 28. svibnja počeo se primjenjivati od 1. lipnja 2010.